正版马会传真资料内部：2024年11月19日有效方案设计_VHL8.72.87版

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　　正版马会传真资料内部
2024年11月19日实效方案设计_VHL8.72.87传达版

　　发件单位：澳门赛马会
发件日期：2024年11月19日
文件编号：2024-11-19-VHL8.72.87

　　一、前言

　　为进一步推动澳门赛马会的业务发展与信息畅通，确保内部资料的真实性与可靠性，特制定本实效方案。此方案将围绕正版马会传真资料的管理与使用展开，确保各项工作的顺利开展，为各部门提供有效的指导与支持。

　　二、方案目的与意义

　　本方案旨在提升资料管理水平，为各部门提供准确、及时的信息服务。强化内部传真资料的使用规范，保障信息传递的安全性与有效性。同时，提升全员的信息意识，确保每位员工都能准确理解并使用传真资料，推动内部沟通效率的提高。

　　三、方案适用范围

　　本方案适用于澳门赛马会所有部门及员工。涉及的传真资料包括但不限于各类通知、政策、内部文件及各类业务指令等。所有对外发传真资料亦需遵循此方案的相关规定。

　　四、具体措施

　　为实现上述目标，本方案提出以下具体措施：

　　传真资料审核机制

　　所有发出的传真资料需经过至少两名相关部门负责人审核，确保信息的准确性与合规性。审核通过后，方可发出传真，避免因资料错误导致的重大损失。
　　定期培训与知识更新

　　为提升全员对资料管理的认识，澳门赛马会将定期举办传真资料管理培训。培训内容涵盖传真使用技巧、注意事项及资料审核流程等。此外，设置知识更新机制，及时通知员工最新的传真使用规范与政策。
　　建立传真档案管理系统

　　所有发出的传真资料必须及时归档，以便后续查询与审核。建议使用电子档案管理系统，对传真资料进行分类存档，提高资料的检索效率与安全性。
　　加强信息安全管理

　　所有传真设备均需设置密码保护，仅限授权人员使用。发出的所有资料需标注“内部使用”或“机密”字样，确保信息不被滥用。此外，定期对传真设备进行安全检查，确保设备不被外部人员非法使用。
　　设立监督反馈机制

　　为加强方案的执行力度，设立信息监督小组，定期对各部门传真资料的使用情况进行抽查。发现问题及时反馈，并对相关责任人进行培训与指导。鼓励员工对不规范操作进行举报，强化内部监督机制。

　　五、实施步骤

　　本方案的实施将分为三个阶段：

　　准备阶段（2024年11月19日至2024年11月30日）
- 召开会议，向各部门传达本方案核心内容。
- 设置专项小组，负责方案的初步实施与准备工作。
　　推广阶段（2024年12月1日至2025年1月31日）
- 开展全员培训，确保每位员工了解传真资料的管理规范。
- 在各部门布置相关资料，以便于随时查阅与使用。
　　评估阶段（2025年2月1日至2025年2月28日）
- 通过问卷及访谈形式，收集各部门对方案的反馈意见。
- 根据反馈情况，对方案进行调整与优化，确保其适应实际工作需求。